În multe societăți, relația dintre asociați începe pe baza încrederii, a unei idei comune de business și a dorinței de a dezvolta împreună o activitate comercială. Totuși, pe măsură ce societatea crește, apar decizii importante: cine administrează compania, cum se distribuie profitul, cum se finanțează activitatea, ce se întâmplă dacă un asociat vrea să se retragă sau cum se soluționează un blocaj decizional.
Actul constitutiv reglementează elementele esențiale ale societății, dar nu acoperă întotdeauna toate situațiile practice care pot apărea între asociați. De aceea, acordul între asociați poate fi un instrument important pentru prevenirea conflictelor și stabilirea unor reguli clare de guvernanță.
Un acord bine redactat poate face diferența dintre o societate care funcționează predictibil și una blocată de neînțelegeri între parteneri.
Ce este acordul între asociați
Acordul între asociați este un contract încheiat între toți sau o parte dintre asociații unei societăți, prin care aceștia stabilesc reguli suplimentare privind administrarea, controlul, transferul participațiilor, finanțarea, confidențialitatea, neconcurența sau ieșirea din societate.
Acest acord nu înlocuiește actul constitutiv, ci îl completează. El permite asociaților să reglementeze aspecte care nu sunt detaliate suficient în documentele societare sau care au o natură mai flexibilă și confidențială.
În practică, acordurile între asociați sunt utile în special în societățile cu mai mulți asociați, în startup-uri, în afaceri de familie, în companii care atrag investitori sau în societăți în care există asociați activi și asociați pasivi.
De ce nu este suficient actul constitutiv
Actul constitutiv este documentul de bază al societății și trebuie depus la Registrul Comerțului. Tocmai din acest motiv, el are o structură mai formală și nu este întotdeauna potrivit pentru reglementarea detaliată a tuturor înțelegerilor dintre asociați.
De exemplu, actul constitutiv poate să nu reglementeze suficient:
- modul concret în care se iau deciziile importante;
- drepturile speciale ale anumitor asociați;
- obligațiile de implicare în business;
- interdicțiile de concurență;
- drepturile de exit;
- mecanismele de soluționare a blocajelor;
- regulile de vânzare a părților sociale;
- protecția asociaților minoritari;
- confidențialitatea informațiilor comerciale.
Acordul între asociați permite reglementarea acestor aspecte într-un mod mai adaptat relației dintre părți.
Când este recomandat un acord între asociați
Un acord între asociați este recomandat mai ales atunci când societatea are mai mulți parteneri implicați în decizii, investiții sau administrarea businessului.
Este util în special în următoarele situații:
- la înființarea unei societăți cu mai mulți asociați;
- la intrarea unui investitor în societate;
- înainte de dezvoltarea unui proiect comun;
- în cazul unei afaceri de familie;
- în societăți în care unii asociați lucrează efectiv în business, iar alții doar finanțează;
- înainte de o rundă de finanțare;
- înainte de o tranzacție M&A sau de un potențial exit;
- atunci când există riscul de blocaj decizional.
Ideal, acordul se încheie înainte să apară conflictul. După ce relația dintre asociați se deteriorează, negocierea unor reguli echilibrate devine mult mai dificilă.
Reguli privind administrarea societății
Una dintre funcțiile importante ale acordului între asociați este stabilirea regulilor de administrare și control.
Asociații pot stabili, de exemplu:
- cine propune sau numește administratorii;
- ce decizii necesită acordul tuturor asociaților;
- ce decizii pot fi luate cu majoritate simplă sau calificată;
- ce drepturi de informare au asociații;
- cum se aprobă bugetul anual;
- cum se aprobă investițiile importante;
- care sunt limitele mandatului administratorilor;
- ce raportări trebuie transmise asociaților.
Aceste reguli sunt importante mai ales atunci când există un asociat majoritar și unul sau mai mulți asociați minoritari. Fără mecanisme clare, minoritarii pot rămâne fără control real, iar majoritarul poate fi expus la acuzații privind administrarea societății.
Reguli privind transferul părților sociale
Transferul părților sociale este una dintre cele mai sensibile zone ale relației dintre asociați. Intrarea unui terț în societate poate schimba echilibrul decizional, strategia businessului și relația dintre parteneri.
Acordul între asociați poate include reguli privind:
- dreptul de preempțiune;
- interdicția temporară de vânzare;
- condițiile în care părțile sociale pot fi vândute;
- dreptul de tag along;
- dreptul de drag along;
- procedura de notificare a intenției de vânzare;
- criteriile de acceptare a unui nou asociat;
- metodele de evaluare a participației.
Aceste clauze sunt esențiale atunci când societatea este construită cu perspectiva unei investiții sau a unui exit viitor.
Clauzele de tag along și drag along
Clauzele de tag along și drag along sunt frecvent incluse în acordurile între asociați, mai ales în societățile cu potențial de tranzacționare.
Clauza de tag along protejează asociații minoritari. Dacă asociatul majoritar își vinde participația către un terț, minoritarul poate solicita să participe la vânzare în aceleași condiții.
Clauza de drag along facilitează vânzarea societății ca întreg. Dacă există o ofertă pentru achiziția companiei, asociatul majoritar sau grupul relevant de asociați poate obliga ceilalți asociați să participe la vânzare, în condițiile stabilite prin acord.
Aceste clauze trebuie redactate clar, pentru a evita dispute privind prețul, procedura de notificare, procentul necesar pentru declanșare și obligațiile fiecărui asociat la momentul exit-ului.
Neconcurență și confidențialitate
În societățile în care asociații sunt implicați activ în business, clauzele de neconcurență și confidențialitate sunt deosebit de importante.
Asociații pot avea acces la informații sensibile privind clienți, furnizori, prețuri, marje, tehnologii, strategii comerciale, know-how sau planuri de dezvoltare. Dacă aceste informații sunt folosite în afara societății, prejudiciul poate fi semnificativ.
Acordul între asociați poate reglementa:
- obligația de păstrare a confidențialității;
- interdicția de a desfășura activități concurente;
- interdicția de a contacta clienții sau furnizorii societății în interes propriu;
- interdicția de a recruta angajați-cheie;
- durata obligațiilor după retragerea din societate;
- sancțiunile aplicabile în caz de încălcare.
Aceste clauze trebuie redactate proporțional și adaptat activității societății, pentru a fi aplicabile în practică.
Finanțarea societății și contribuțiile asociaților
Un alt aspect important este finanțarea activității. La început, asociații pot avea aceeași viziune, dar ulterior pot apărea diferențe privind aporturile suplimentare, împrumuturile către societate sau reinvestirea profitului.
Acordul poate stabili:
- obligațiile de finanțare ale asociaților;
- condițiile acordării împrumuturilor către societate;
- prioritatea rambursării împrumuturilor;
- politica de distribuire a dividendelor;
- reinvestirea profitului;
- consecințele refuzului unui asociat de a participa la finanțare.
Aceste reguli pot preveni conflictele între asociații care doresc dezvoltarea societății și cei care preferă distribuirea rapidă a profitului.
Mecanisme de soluționare a blocajelor
Blocajele decizionale sunt frecvente în societățile în care asociații au participații egale sau drepturi de veto. Dacă părțile nu pot ajunge la o decizie, societatea poate deveni nefuncțională.
Acordul între asociați poate include mecanisme pentru soluționarea blocajelor, cum ar fi:
- negocieri obligatorii între asociați;
- mediere;
- escaladarea deciziei către un consultant independent;
- mecanisme de buy-sell;
- drepturi de retragere;
- proceduri de vânzare a participației;
- clauze privind dizolvarea sau reorganizarea societății în caz de blocaj prelungit.
Fără astfel de mecanisme, un conflict între asociați poate ajunge rapid la litigii, blocarea activității sau imposibilitatea adoptării unor decizii esențiale.
Corelarea cu actul constitutiv
Acordul între asociați trebuie corelat cu actul constitutiv al societății. Dacă cele două documente conțin reguli contradictorii, pot apărea dificultăți la implementare.
De exemplu, dacă acordul prevede un drept de preempțiune, dar actul constitutiv reglementează diferit transferul părților sociale, părțile trebuie să se asigure că mecanismul este aplicabil și opozabil în mod corespunzător.
În anumite cazuri, poate fi recomandată modificarea actului constitutiv pentru a reflecta anumite reguli importante din acord.
Riscurile lipsei unui acord între asociați
Lipsa unui acord între asociați poate genera probleme serioase atunci când apar diferențe de viziune sau interese divergente.
Printre riscurile frecvente se numără:
- blocaje în administrarea societății;
- dispute privind distribuirea profitului;
- vânzarea participației către un terț nedorit;
- lipsa unui mecanism clar de exit;
- folosirea informațiilor societății în interes concurent;
- conflicte privind contribuțiile financiare;
- litigii între asociați;
- afectarea valorii societății în cazul unei tranzacții.
Un acord bine construit nu elimină toate riscurile, dar oferă reguli clare pentru gestionarea lor.
Concluzie
Acordurile între asociați sunt instrumente importante pentru stabilirea regulilor de funcționare internă a unei societăți. Ele pot preveni conflicte, pot proteja asociații minoritari, pot facilita exit-ul și pot oferi mecanisme clare pentru administrarea societății.
Un acord eficient trebuie adaptat structurii societății, rolului fiecărui asociat și obiectivelor de business. Nu este suficientă preluarea unui model standard, mai ales atunci când societatea are perspective de investiție, transfer sau creștere rapidă.
Doriți să reglementați relația dintre asociați sau să preveniți blocajele într-o societate?
Echipa POP & Asociații vă poate asista în redactarea, negocierea și corelarea acordurilor între asociați cu actul constitutiv, precum și în structurarea mecanismelor de exit, control și protecție contractuală.